Pengembangan sistem informasi dilakukan untuk menyelesaikan masalah yang terjadi pada suatu organisasi, terutama untuk masalah-masalah yang menyangkut ketersediaan informasi bagi pengambil keputusan dalam organisasi tersebut. Masalah tersebut dapat diidentifikasi dari analisis PIECES (Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, dan Service) yang diusulkan oleh James Wetherbe dalam bukunya Systems Analysis and Design : Traditional, Best Practices 4th Ed. . James Wetherbe menyebutkan bahwa tujuan dari analisis PIECES ini adalah untuk mengoreksi atau pemperbaiki sistem dalam hal yang telah disebutkan di atas.
Dari hal-hal yang telah diidentifikasi tersebut dapat diambil beberapa masalah yang sesuai dengan yang dihadapi oleh organisasi, kemudian dideskripsikan. Sehingga masalah tersebut dapat dipahami dengan baik. Berikut ini daftar identifikasi masalah, kesempatan, dan perintah.
Performance.
Masalah organisasi yang terkait dengan performance adalah :
Produksi – jumlah kerja selama periode waktu tertentu. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang jumlah kerja yang dibutuhkan untuk melakukan serangkaian kerja tertentu dalam satuan orang jam, orang hari, atau orang bulan. Misalnya : untuk memproses 1 berkas yang masuk kepada organisasi dibutuhkan berapa orang jam ? kemudian hal ini dianalisis apakah hasil kerja yang demikian ini sudah bagus atau perlu ada peningkatan kinerja.
Waktu respons – penundaan rata-rata antara transaksi atau permintaan dengan respons ke transaksi atau permintaan tersebut. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang waktu respons yang terjadi ketika ada suatu transaksi yang masuk hingga transaksi tersebut direspons untuk diproses. Penundaan ini bisa jadi karena antrian dalam pemrosesan transaksi-transaksi sebelumnya.
Information.
Output
Kurangnya informasi, kurangnya informasi yang diperlukan, kurangnya informasi yang relevan – 3 hal yang telah disebutkan itu bersumber pada kurangnya informasi bagaimanapun bentuknya. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang kurangnya informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, baik itu dalam hal jumlah informasi maupun dalam hal macam informasinya.
Terlalu banyak informasi (kelebihan informasi) – yang dimaksud terlalu banyak informasi di sini adalah banyaknya informasi yang berserakan, belum terkumpul, belum terformat, dan masih tercampurnya antara informasi yang relevan dan yang tidak relevan dengan masalah yang harus diambil keputusannya, sehingga memerlukan waktu yang lebih lama untuk memilah dan memilih informasi yang relevan, selain itu juga informasi yang sama disampaikan berulang-ulang. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang terlalu banyaknya informasi yang demikian itu, pada bagian mana terjadi produksi informasi yang berlebihan, dan penyebab terjadinya produksi informasi yang berlebihan tersebut.
Informasi tidak dalam format yang berguna – yang dimaksud informasi tidak dalam format yang berguna adalah bahwa informai tersebut sudah tersedia, hanya saja bentuk dan formatnya tidak sesuai dengan yang dibutuhkan sehingga mempersulit pembacaan informasi tersebut dan memerlukan waktu yang lebih lama untuk memahami dan memanfaatkan informasi tersebut. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang informasi-informasi yang tersedia tidak dalam format yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.
Informasi tidak akurat – yang dimaksud informasi tidak akurat adalah bahwa informasi tersebut tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Tidak akuratnya informasi tersebut dapat disebabkan oleh berbagai hal. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang informasi yang tidak akurat tersebut, deskripsi tentang ketidak akuratannya beserta dengan penyebab-penyebab ketidak akuratannya.
Informasi sulit diproduksi – yang dimaksud informasi yang sulit diproduksi adalah bahwa informasi tersebut tidak mudah dalam proses produksinya, ini terjadi karena berbagai sebab, diantaranya data yang tidak lengkap baik dalam jumlah maupun macamnya, sumber informasi yang sulit didapatkan informasinya, format informasi yang terlalu sulit dipahami dan diproduksi informasinya, pemrosesan data melalui prosedur yang rumit, dan masih banyak lagi penyebab yang lainnya. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang informasi yang sulit diproduksi, letak kesulitan produksinya, dan penyebab kesulitan produksinya.
Informasi yang tidak tepat waktunya untuk penggunaan selanjutnya – yang dimaksud informasi yang tidak tepat waktunya untuk penggunaan selanjutnya adalah bahwa informasi tersebut datang tidak pada waktu yang tepat, baik dalam hal waktu datangnya ataupun situasi yang terjadi ketika informasi tersebut datang. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang ketidak tepatan waktu datangnya informasi tersebut, letak ketidak tepatan datangnya informasi, dan penyebab informasi yang tidak datang pada waktu yang tepat.
Input
Secara umum masalah yang teridentifikasi sama dengan output, hanya arah alirannya saja yang berbeda, berikut ini penjelasan tentang masalah yang telah teridentifikasi tersebut.
Data tidak di-capture – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa yang tidak di-capture, dampak yang ditimbulkan, penyebab data tidak di-capture
Data tidak di-capture pada waktunya untuk berguna – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa yang tidak di-capture pada waktunya, waktu yang tepat untuk meng-capture data, dampak yang ditimbulkan, penyebab data tidak di-capture pada waktu yang berguna.
Data tidak di-capture secara akurat – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa yang tidak di-capture secara akurat, kriteria data yang di-capture secara akurat, dampak yang ditimbulkan, penyebab data yang di-capture tidak akurat.
Data sulit di-capture – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa yang sulit di-capture, dampak yang ditimbulkan, bagaimana cara capturenya, penyebab kesulitan dalam meng-capture data.
Data di-capture secara berlebihan (terjadi perluangan capture data yang sama) – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa yang dicapture secara berlebihan, macam data yang dicapture, dampak yang ditimbulkan, penyebab capture data secara berlebihan.
Data di-capture terlalu banyak – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa yang dicapture terlalu banyak jumlahnya dan macamnya, dampak yang ditimbulkan, penyebab data yang di-capture terlalu banyak.
Data ilegal di-capture – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data ilegal apa yang di-capture, dampak yang ditimbulkan, penyebab data ilegal di-capture.
Data Tersimpan
Data disimpan secara berlebihan dalam banyak file dan database – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa saja yang disimpan secara berlebihan, artinya data yang sama disimpan berulang-ulang pada banyak file ataupun database, data-data itu disimpan dalam file atau database apa saja, penyebab data disimpan secara berlebihan, dan dampak yang ditimbulkan ketika data disimpan secara berlebihan.
Item-item data sama memiliki nilai berbeda dalam file-file berbeda (integrasi data yang buruk) – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang item-item data apa saja yang sama tetapi memiliki nilai yang berbeda dalam file-file berbeda akibat integrasi data yang buruk, penyebab item-item data yang sama dapat memiliki nilai yang berbeda pada file yang berbeda, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.
Data tersimpan tidak akurat – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa saja yang tersimpan tidak akurat (tidak sama dengan kenyataannya), penyebab data yang tersimpan tidak akurat, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.
Data tidak aman dari kecelakaan atau vandalisme – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa saja yang tidak aman dari kecelakaan atau vandalisme, penyebab data tidak aman, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.
Data tidak diorganisasikan dengan baik – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa saja yang tidak terorganisasi dengan baik, penyebab data tidak terorganisasi dengan baik, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.
Data tidak fleksibel – tidak mudah untuk memenuhi kebutuhan informasi baru dari data tersimpan. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa saja yang tidak fleksibel untuk menghasilkan informasi baru, penyebab data tidak fleksibel, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.
Data tidak dapat diakses – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa saja yang tidak dapat diakses, penyebab data tidak dapat diakses, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.
Economics.
Biaya
Biaya tidak diketahui – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang biaya yang dikeluarkan untuk memproduksi informasi, melakukan proses bisnis, dan mengambil keputusan tidak diketahui jumlahnya dan pos pembiayaannya. Selain itu juga dideskripsikan penyebab biaya tidak diketahui, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.
Biaya tidak dapat dilacak ke sumber – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang biaya yang dikeluarkan untuk memproduksi informasi, melakukan proses bisnis, dan mengambil keputusan tidak dapat dilacak ke sumbernya sehingga tidak dapat diketahui keakuratan biayanya. Selain itu juga dideskripsikan penyebab biaya tidak dilacak ke sumbernya, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.
Biaya terlalu tinggi – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang biaya yang dikeluarkan untuk memproduksi informasi, melakukan proses bisnis, dan mengambil keputusan terlalu tinggi dan banyaknya pos pembiayaan. Selain itu juga dideskripsikan penyebab biaya terlalu tinggi, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.
Keuntungan
Secara umum berikut ini adalah keuntungan-keuntungan yang didapatkan ketika menerapkan sistem informasi, selain yang tersebut di bawah ini masih ada lagi keuntungan-keuntungan yang lain yang secara lebih lengkap diidentifikasi dalam Tabel Ranti dan dijelaskan oleh Ir. Benny Ranti, M.Sc dalam papernya yang berjudul The Generic IS/IT Business value Category : Cases in Indonesia.
- Pasar-pasar baru dapat dieksplorasi
- Pemasaran saat ini dapat diperbaiki
- Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan
Sehingga pada bagian ini dideskripsikan manfaat yang akan didapatkan ketika menerapkan teknologi informasi / sistem informasi dalam menjalankan proses bisnisnya.
Control.
Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang kendali terhadap aliran data dan informasi ketika keamanan atau kendali terlalu lemah sehingga data dan informasi rentan terhadap pemanfaatan oleh pihak-pihak yang tidak berwenang terhadap pemanfaatan data dan informasi tersebut. Juga ketika keamanan atau kendali terhadap aliran data dan informasi terlalu ketat sehingga sistem menjadi terbebani oleh prosedur keamanan atau kendali tersebut dan juga mengganggu kenyamanan para pengguna dan pengambil manfaat dari data dan informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut.
Keamanan atau kontrol terlalu lemah
- Input data tidak diedit dengan cukup
- Kejahatan terhadap data
- Etika dilanggar pada data atau informasi – mengacu pada data atau informasi yang mencapai orang-orang yang tidak mempunyai wewenang
- Data tersimpan secara berlebihan tidak konsisten dalam file-file atau database-database yang berbeda
- Peraturan atau panduan privasi dilanggar (atau dapat dilanggar)
- Error pemrosesan terjadi (oleh manusia, mesin, atau perangkat lunak)
- Error pembuatan keputusan terjadi
Keamanan atau kontrol berlebihan
- Red tape (prosedur) birokratis memperlamban sistem
- Pengendalian mengganggu para pelanggan atau karyawan
- Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan
Efficiency.
Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya pada bab informasi, di mana data yang secara berlebihan di-inputkan dan diproses juga informasi yang dihasilkan secara berlebihan akan membuat sistem tidak efisien dalam penggunaan sumberdaya. Sumberdaya dapat berupa sumberdaya prosesor, memory, ruang penyimpanan, listrik, personil, dll.
Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang efisiensi proses sistem yang berlangsung, seberapa efisien proses yang dilakukan oleh sistem tersebut, bagaimana proses efisiensinya, dan dampak yang ditimbulkan oleh sistem saat ini.
Inefisiensi sistem yang berlangsung dapat berupa :
Orang, mesin, atau komputer membuang waktu
- Data secara berlebihan di-input atau disalin
- Data secara berlebihan diproses
- Informasi secara berlebihan dihasilkan
Orang, mesin, atau komputer membuang material dan persediaan
Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan
Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan
Service.
Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang layanan yang disediakan oleh sistem yang berjalan saat ini. Sederetan kelemahan layanan sistem telah teridentifikasi di bawah ini, kemudian dideskripsikan juga penyebab kelemahan sistem tersebut, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi. Berikut ini kelemahan layanan sistem yang teridentifikasi :
- Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat
- Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten
- Sistem menghasilkan produk yang tidak dapat dipercaya
- Sistem tidak mudah dipelajari
- Sistem tidak mudah digunakan
- Sistem canggung untuk digunakan
- Sistem tidak fleksibel terhadap situasi baru atau tidak umum
- Sistem tidak fleksibel untuk berubah
- Sistem tidak kompatibel dengan sistem-sistem lain.
Referensi : Jeffrey L. Whitten, Lonnie D. Bentley, Kevin C. Dittman, System Analysis and Design Methods 5th Ed., McGraw-Hill, 2001.
